POMEN POJMOV
Pogoji zasebnosti
Pogoji zasebnosti so interni akt podjetja Irena Fras s.p (v nadaljevanju: obdelovalec) in veljajo za vsa
pravna razmerja med njim in naročniki storitev (v nadaljevanju: upravljavec).
Akt določa pravice in obveznosti obdelovalca in upravljavca pri upravljanju in obdelovanju osebnih
podatkov posameznikov.
Osebni podatek
Osebni podatek pomeni katerokoli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom, ki je
fizična oseba. Določen posameznik je tisti, katerega osebni podatki so določeni in obdelovani v skladu
z nameni, ki jih določi upravljavec. Določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali
posredno določiti ter njegove osebne podatke obdelovati v skladu z nameni, ki jih določi upravljavec.
Posameznik
Posameznik je vsaka fizična oseba, katere osebni podatki so obdelovani na zakoniti ali pogodbeni
podlagi med upravljavcem in tem posameznikom ali na podlagi izrecne privolitve, ki jo je posameznik
dal upravljavcu.
Upravljavec
Upravljavec določa namene in sredstva obdelave v okviru svoje registrirane dejavnosti in/ali zakonskih
pooblastil. Posameznik je vnaprej seznanjen, kdo je upravljavec osebnih podatkov in kdo je
obdelovalec njegovih osebnih podatkov.
Obdelovalec
Obdelovalec obdeluje osebne podatke posameznikov v imenu upravljavca, po njegovih navodilih, v
okviru zakonitih namenov in načinov obdelave.
Podobdelovalec
Podobdelovalec obdeluje osebne podatke posameznikov v imenu in po navodilih obdelovalca, v okviru zakonitih namenov in načinov obdelave.
Obdelava
Obdelava osebnih podatkov pomeni vsako dejanje ali niz dejanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki
ali nizi osebnih podatkov z avtomatiziranimi sredstvi ali brez njih, kot je zbiranje, beleženje, urejanje,
strukturiranje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklic, vpogled, uporaba, razkritje s
posredovanjem, razširjanje ali drugačno omogočanje dostopa, prilagajanje ali kombiniranje,
omejevanje, izbris ali uničenje.
Omejitev obdelave
Omejitev obdelave pomeni označevanje shranjenih osebnih podatkov zaradi omejevanja njihove
obdelave v bodoče.
Oblikovanje profilov
Oblikovanje profilov pomeni vsako obliko avtomatizirane obdelave osebnih podatkov, ki vključuje
uporabo osebnih podatkov za ocenjevanje nekaterih osebnih vidikov v zvezi s posameznikom, zlasti za analizo ali predvidevanje uspešnosti pri delu, ekonomskega položaja, zdravja, osebnega okusa,
interesov, zanesljivosti, vedenja, lokacije ali gibanja tega posameznika.
Psevdonimizacija
Psevdonimizacija pomeni obdelavo osebnih podatkov na tak način, da osebnih podatkov brez dodatnih informacij ni več mogoče pripisati specifičnemu posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, če se take informacije hranijo ločeno ter zanje veljajo tehnični in organizacijski ukrepi za zagotavljanje, da se osebni podatki ne pripišejo določenemu ali določljivemu posamezniku.
Privolitev posameznika
Privolitev posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, pomeni vsako prostovoljno, izrecno,
informirano in nedvoumno izjavo volje posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, s katero
z izjavo ali jasnim pritrdilnim dejanjem izrazi soglasje z obdelavo osebnih podatkov, ki se nanašajo
nanj.
Kršitev varstva osebnih podatkov
Kršitev varstva osebnih podatkov pomeni kršitev varnosti, ki povzroči namerno ali nezakonito uničenje, izgubo, spremembo, nepooblaščeno razkritje ali dostop do osebnih podatkov, ki so poslani, shranjeni ali kako drugače obdelani.
OBDELAVA OSEBNIH PODATKOV
Podatki obdelovalca
Irena Fras s.p
Valvasorjeva ulica 12a, 2000 Maribor
Telefon: 051 246 082
E-pošta: eliza.rajsp@eslisity.si
Davčna številka: 94558256
Matična številka: 1842820000
Podobdelovalci
Obdelovalec ima sklenjene pogodbe o nadaljnji obdelavi osebnih podatkov posameznikov določenega upravljavca v primerih, ko ima za izvajanje svojih storitev zunanje obdelovalce, ki so v razmerju do upravljavca njegovi podobdelovalci. Obdelovalec je odgovoren za izbiro podobdelovalcev in skrbi, da so zavezani k enaki ali višji stopnji varovanja osebnih podatkov, kakor to določajo slovenski predpisi in predpisi Evropske unije. Obdelovalec obvešča upravljavca o svojih obstoječih obdelovalcih ter o vsakokratni zamenjavi obdelovalcev ali najemu novih obdelovalcev. To stori z najavo objave novih
pogojev zasebnosti, v katerih navede nove obdelovalce ter da upravljavcu na voljo trideset dni časa,
da se izreče o spremembah, jih potrdi ali nasprotuje.
Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov
Obdelovalec ima pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov posameznikov določenega
upravljavca v predhodno sklenjeni pogodbi med upravljavcem in obdelovalcem ali na podlagi drugega dogovora o naročilu storitve.
Obdelovalec je odgovoren, da so upravljavci seznanjeni s tem aktom in drugimi akti obdelovalca,
kolikor urejajo področje obdelave osebnih podatkov posameznikov in/ali pogojev poslovanja za
izvajanje naročenih storitev.
Upravljavec je odgovoren za zagotovitev ustreznih pravnih podlag za obdelavo osebnih podatkov
(zakoniti interes, pogodbeni interes in/ali izrecna privolitev posameznika).
Vrste osebnih podatkov
Obdelovalec obdeluje tiste osebne podatke, ki mu jih posreduje upravljavec. Obdelovalec nikoli ne
obdeluje drugih osebnih podatkov posameznikov določenega upravljavca.
Nameni obdelave osebnih podatkov
Obdelovalec obdeluje osebne podatke posameznikov določenega upravljavca le za namene, za katere mu je upravljavec dal navodilo. Obdelovalec nikoli ne obdeluje osebnih podatkov posameznikov določenega upravljavca za druge namene.
Vloga upravljavca
Upravljavec je dolžan obdelovalcu dajati navodila za obdelavo tistih osebnih podatkov posameznikov, s katerimi upravlja. Upravljavec mora obdelovalcu jasno in nedvoumno dati informacijo, katere vrste
osebnih podatkov in za katere namene lahko obdeluje.
Dokumentirana navodila upravljavca
Po tem aktu je upravljavec dolžan obdelovalcu določiti vsebino in trajanje obdelave osebnih podatkov,
naravo in namen obdelave, vrste osebnih podatkov ter kategorije posameznikov, na katere se
nanašajo osebni podatki.
Navodila upravljavca morajo biti dokumentirana, pri čemer so lahko dana v pisni obliki po navadni ali
elektronski pošti, v primeru ustnih navodil pa obdelovalec zahteva še pisno potrditev po navadni ali
elektronski pošti.
Obdelovalec ni odgovoren za zakonitost navodil, ki jih prejme od upravljavca za obdelavo osebnih
podatkov posameznikov določenega upravljavca.
Zaupnost podatkov
Obdelovalec zagotavlja, da so osebe, ki so pooblaščene za obdelavo osebnih podatkov, zavezane k
zaupnosti ali jih k zaupnosti zavezuje ustrezen zakon. Obdelovalec ima sprejet notranji Pravilnik o
varstvu osebnih podatkov ter od vseh zaposlenih in zunanjih sodelavcev pridobi pisno zavezo k
zaupnosti podatkov, seznanitev s pravilnikom ter ustreznimi varnostnimi ukrepi, ki jih obdelovalec
izvaja, da zagotavlja ustrezno stopnjo varnosti podatkov.
Pravice posameznikov
Obdelovalec tehnično poskrbi, da po navodilu upravljavca in v zakonitem obsegu, zagotovi podporo in
tehnične rešitve ter končne podatke, ki jih upravljavec potrebuje, ko posamezniki pri upravljavcu
izvršujejo eno ali več pravic, ki jim jih določa zakonodaja: pravica do popravka, pravica do izbrisa,
pravica do omejitve obdelave, pravica do prenosljivosti podatkov in pravica do ugovora.
Izbris ali prenos podatkov
Obdelovalec na podlagi predhodnega dokumentiranega navodila upravljavca izbriše ali vrne vse
osebne podatke upravljavcu po zaključku storitve, ki jo za upravljavca izvaja ter uniči obstoječe kopije,
razen v primerih, ko shranjevanje podatkov predpisuje zakonodaja.
Dostop do informacij
Obdelovalec zagotavlja upravljavcu vse informacije, potrebne za dokazovanje izpolnjevanja obveznosti iz tega akta in zakonodaje, ter upravljavcu ali drugemu revizorju, ki ga pooblasti upravljavec, omogoči izvajanje revizij, tudi pregledov, in pri njih sodeluje.
VARNOST OBDELAVE OSEBNIH PODATKOV
Varnost obdelave
Obdelovalec in upravljavec ob upoštevanju najnovejšega tehnološkega razvoja in stroškov izvajanja
ter narave, obsega, okoliščin in namenov obdelave, pa tudi tveganj za pravice in svoboščine
posameznikov, ki se razlikujejo po verjetnosti in resnosti, upravljavec in obdelovalec z izvajanjem
ustreznih tehničnih in organizacijskih ukrepov zagotovita ustrezno raven varnosti glede na tveganje,
vključno med drugim z ukrepi, ki zajemajo:
psevdonimizacijo in šifriranje osebnih podatkov,
zmožnost zagotavljanja stalne zaupnosti in celovitosti, dostopnosti in odpornosti sistemov in storitev za obdelavo,
zmožnost pravočasne povrnitve razpoložljivosti in dostopa do osebnih podatkov v primeru fizičnega ali tehničnega incidenta,
postopke rednega testiranja, ocenjevanja in vrednotenja učinkovitosti tehničnih in organizacijskih ukrepov za zagotavljanje varnosti obdelave.
Pri določanju ustrezne ravni varnosti se upoštevajo zlasti tveganja, ki jih pomeni obdelava, zlasti zaradi
nenamernega ali nezakonitega uničenja, izgube, spremembe, nepooblaščenega razkritja ali dostopa
do osebnih podatkov, ki so poslani, shranjeni ali kako drugače obdelani.
Pooblaščena oseba za varstvo podatkov
Obdelovalec ni zavezan k imenovanju osebe, pooblaščene za varstvo osebnih podatkov, ker obdelave
ne opravlja kot javni organ ali telo, prav tako v temeljni dejavnosti ne izvaja obdelave, pri kateri bi bilo
potrebno zaradi njihove narave, obsega in/ali namenov posameznike, na katere se nanašajo osebni
podatki, redno in sistematično obsežno spremljati ter temeljna dejavnost obdelovalca ne zajema
obsežne obdelave posebnih vrst osebnih podatkov.
Varnostni ukrepi
Obdelovalec zagotavlja ustrezne varnostne ukrepe pri obdelavi osebnih podatkov za zagotavljanje
varstva osebnih podatkov. Varnostni ukrepi se redno spremljajo in posodabljajo skladno z razvojem
tehnologije in zahtev zakonodaje.
Obdelovalec upravljavca obvešča o varnostnih ukrepih ter ustreznih tehničnih rešitvah v ločenem
dokumentu, ki je sestavni del teh pogojev zasebnosti, ki urejajo pravna razmerja med upravljavcem in
obdelovalcem in Pravilnika o varstvu osebnih podatkov, ki ureja pravna razmerja med obdelovalcem in zaposlenimi, ki obdelujejo osebne podatke posameznikov določenega upravljavca.
KONČNE DOLOČBE
Zavezujoča narava pravnih pogojev
1. Pogoji zasebnosti veljajo za vse upravljavce, s katerimi ima obdelovalec urejen pravno-poslovni
odnos s pogodbo ali pisno preko elektronske pošte in jih upravljavci potrdijo preko elektronske pošte
ter se šteje, da je bil sprejet aneks k obstoječemu pravnemu razmerju oziroma s pisnim aneksom k
obstoječi pisni pogodbi, če upravljavec to zahteva.
2. Pogoji zasebnosti so zavezujoči za vse pravne posle, ki se sklepajo na njihovi podlagi.
3. Pogoji zasebnosti so sestavni del naročila storitve s strani upravljavca.
4. Upravljavec potrdi seznanitev in strinjanje s temi pogoji zasebnosti pred naročilom storitve (v
pogodbi ali pisno preko elektronske komunikacije).
Spremembe pogojev zasebnosti
1. Obdelovalec pogoje zasebnosti redno posodablja z zakonskimi spremembami.
2. Obdelovalec upravljavca obvešča o spremembah pravočasno v pisni obliki z elektronskim
sporočilom.
3. Obdelovalec zagotavlja arhiv sprememb pogojev zasebnosti, ki je vsakemu upravljavcu
dostopen s predhodno pisno zahtevo na kontaktni elektronski naslov obdelovalca.
Reševanje sporov
Obdelovalec in upravljavec se zavezujeta morebitna nesoglasja in spore reševati mirno in
sporazumno. Kolikor sporazumna rešitev ne bo mogoča, je za reševanje spora pristojno sodišče v
Republiki Sloveniji po sedežu obdelovalca.